Mnoho firiem si pod elektronickou faktúrou predstaví PDF dokument poslaný e-mailom. Od roku 2027 to však pri povinných prípadoch nebude stačiť. eFaktúra je štruktúrovaný elektronický súbor, ktorý vie účtovný alebo podnikový softvér spracovať automaticky.
Finančná správa vysvetľuje, že eFaktúra má umožniť automatizované spracovanie, znížiť počet chýb pri ručnom prepisovaní a podporiť bezpečný prenos dát. Na Slovensku sa má používať formát XML/Peppol BIS.
PDF je dokument. eFaktúra je dátový doklad.
PDF faktúra je primárne určená pre človeka. Otvoríte ju, prečítate, skontrolujete a niekto musí údaje prepísať alebo vyťažiť do účtovníctva.
eFaktúra je iná. Obsahuje údaje v štruktúrovanej podobe: dodávateľ, odberateľ, dátum, číslo faktúry, položky, sadzby DPH, sumy a ďalšie povinné polia. Softvér ich vie načítať priamo, bez manuálneho prepisovania.
To je zásadná zmena. Účtovník už nemusí tráviť čas tým, že opisuje údaje z faktúry. Môže sa sústrediť na kontrolu, výnimky, účtovné pravidlá a správnosť zaúčtovania.
Prečo sa zavádza Peppol
Slovensko si ako platformu pre eFaktúru vybralo sieť Peppol. Finančná správa uvádza, že Peppol bol založený Európskou komisiou a dnes slúži na výmenu elektronických dokumentov v mnohých krajinách.
Výhoda Peppolu je jednoduchá: dodávateľ a odberateľ nemusia používať rovnaký softvér. Dôležité je, aby ich systémy vedeli komunikovať cez rovnaký štandard.
Čo to znamená pre firmy
Firmy by sa nemali pýtať len: „Bude náš softvér vedieť poslať eFaktúru?" Lepšia otázka je: „Zmení eFaktúra náš účtovný proces k lepšiemu?"
Ak systém len vytvorí XML súbor, splní minimum. Ak však dokáže prijatú faktúru načítať, skontrolovať, priradiť dodávateľa, navrhnúť účtovanie a posunúť doklad do schvaľovania, firma získa omnoho väčšiu hodnotu.
Ako sa na to pozerá Symetry
V Symetry vnímame eFaktúru ako začiatok širšej automatizácie účtovníctva. Povinný formát je len prvý krok. Skutočná hodnota vzniká až vtedy, keď sa faktúra automaticky dostane do účtovníctva, navrhne sa jej zaúčtovanie a CFO má aktuálny prehľad o záväzkoch, pohľadávkach a cash flow.